Groeipijn en groeiwinst: hoe Squarewise democratisch koos voor een tweede vestiging

2024 was niet alleen een jaar van impact buiten, maar ook van veranderingen binnenin ons bedrijf. Aan het eind van het jaar hebben we unaniem besloten om naast onze vestiging in Amsterdam een tweede locatie te starten in Arnhem. Dit was geen top-down beslissing, maar het resultaat van een zorgvuldig en gezamenlijk proces. In vier seizoensgesprekken hebben we met het hele team onderzocht wat groei, verbondenheid en eigenaarschap voor ons betekenen.

Wat begon als een open vraag, eindigde in een gedragen besluit. Hier lees je het verhaal van die zoektocht, door de ogen van Leonie van der Steen, aangevuld met perspectieven van collega’s.

Charlotte: “Hoe kijk ik terug op het afgelopen jaar? Positief, zwaar, inspirerend, chaotisch, langzaam, maar ook veel te snel.”

Jaren geleden hadden we afgesproken dat we bij 25 mensen zouden beginnen met de voorbereiding op een splitsing. Niet dat we meteen zouden splitsen, maar dat we het erover zouden hebben. Het idee van kleine teams past bij ons; het maakt ons slagvaardig en snel. Maar de voordelen van een groter team zijn er ook: meer ruimte om elkaar te ondersteunen en gezamenlijk te investeren in ontwikkeling en projecten die ons aanspreken. Wat is voor ons de juiste weg vooruit?

Een transitieteam van drie mensen – Marcel (oud-oprichter), Nadine (al lang in dienst) en Aylin (pas kort in dienst) – bedacht een aanpak met seizoensgesprekken. Elk kwartaal zouden we met het hele bedrijf stappen zetten om aan het eind van 2024 tot een besluit te komen. En zo geschiedde.

Dieke: “Ik ben blij met het proces dat we hebben doorlopen. Het heeft me persoonlijk geholpen om nog meer verbinding met Squarewise te voelen en mijn commitment te versterken. Het doorlopen van zo’n ‘liminaal’ proces was ook erg leerzaam.”

Lente

We startten in de lente en stonden stil bij de elementen uit het brondocument waarmee ieder van ons zich verbonden voelde. Dat zijn de dingen die we willen behouden, en waarvan we weten dat er mensen zijn die zich hiervoor zullen inzetten. Na deze dag in maart hoorden we al verschillende stemmen. Vincent postte op Teams: “Na het seizoensgesprek van 1 maart heb ik bij veel collega’s gemerkt dat er behoefte is om het gesprek over de organisatie-ontwikkeling van Squarewise concreter te maken. Na mooie gesprekken over uitgangspunten en principes denk ik dat we nu toe zijn aan de vraag: hoe zou dat eruit kunnen zien?” Er ontstonden tekeningen op het bord van mogelijke nieuwe structuren. Maar lang niet iedereen deed mee.

Charlotte: “De dagen waarop we als team samen ideeën uitwerkten, voelden spannend maar ook heel fijn. Soms was het lastig om te accepteren dat we dingen gingen veranderen: we hebben het zo goed met z’n allen! Waarom moet het nu helemaal anders? Wat als we dan verliezen wat we als groep hebben?”

Zomer

Tijdens het zomergesprek in juni, waarin we stil stonden bij “Wat is eigenlijk het probleem en wat vinden we een goede oplossing?”, gaf een groepje aan geen problemen te zien en dus ook geen reden tot een gesprek over splitsing. De meeste mensen noemden echter het elkaar minder goed kennen, onduidelijke verwachtingen en toegenomen afstemmingstijd als problemen. Er ontstonden drie oplossingsrichtingen: splitsen, krimpen (uitstroom bevorderen) en hygiëne bijwerken (strakkere structuur).

Na een stemronde hebben we besloten om het splitsen verder uit te werken. We bedoelden daar toen het volgende mee:

• Meerdere locaties, verschillende cellen/entiteiten met economische zelfstandigheid.
• Onderlinge samenhang geborgd door een gedeelde bron en vaste structuren voor uitwisseling.
• Projectbezetting per cel zonder verantwoordelijkheid voor elkaar.
• De stichting blijft functioneren als dezelfde beheerstichting met daaronder een aantal BV’s.

Lisa: “Door de gesprekken lijken de tegenstellingen kleiner te worden. Perspectieven zoals ‘ik wil niet splitsen’ en ‘ik wil echt wel splitsen’ komen meer naar elkaar toe. Uitspraken als: ‘splitsen biedt ook kansen waar ik enthousiast van word’ of ‘splitsen lost niet alles op’ horen we steeds vaker.”

Herfst

Het herfstgesprek werd een design thinking-sessie. Met legoblokjes, memoblaadjes en tekeningen ontstonden verschillende mogelijke toekomsten. Bomen, veilige havens en duikplanken gaven vorm aan de energie die we voelden. We willen niet splitsen om het splitsen, maar wel ruimte geven aan ondernemersdrang en onze veilige basis in Amsterdam koesteren.

Aylin: “We hebben geen transitie doorgemaakt als bedrijf – of in ieder geval niet alléén als bedrijf. We hebben een collectieve transitie beleefd, ook op persoonlijk niveau en in onderlinge relaties.”

Een maand na de ontwerpsessie postte het Transitieteam het voorgenomen besluit. Dit was spannend, omdat het besluit op 15 november zou worden genomen, en we die dag moesten kiezen waar het merendeel zich in kon vinden.

De aanloop naar dit gesprek was soms uitdagend. De spanningen liepen hoog op. Waren de mensen die behoefte hadden aan een nieuwe vestiging gelukszoekers die onze gezamenlijke missie niet wilden steunen? En wat werd er verwacht van Marcel en mij als oud-directeuren?

Khymo: “Damn, wat zijn we een coole groep mensen, en wat hebben we veel liefde voor elkaar. Ondanks dat de temperaturen soms hoog opliepen, konden we altijd weer respectvol met elkaar in gesprek gaan. Ik ken weinig bedrijven waar zoveel ruimte voor is.”

We begonnen de middag met het inventariseren van zorgen en bezwaren. Bijna iedereen had wel opmerkingen, variërend van tekstuele wijzigingen tot inhoudelijke punten. We clusterden alles tot vijf hoofdpunten en gingen aan de slag om in anderhalf uur tot verbeterde teksten te komen.

Na anderhalf uur werd iedereen gevraagd de teksten in het document te plakken. Een half uur later sprak Aylin de woorden: “Het goed-is-goed-genoeg besluit over de splitsing van Squarewise luidt…” Ze las het besluit voor, terwijl we meelezen. En daarna kwam de vraag: “Als je instemt met dit besluit, steek dan je hand op.” Tot onze grote verrassing stak iedereen zijn hand op. We hadden unaniem besloten. Ontspannend gejuich volgde; het was ons gelukt.

Dieke: “Ik ben trots op hoe Aylin en Karim dit hebben opgepakt en ervoor hebben gezorgd dat we unaniem konden instemmen met het splitsbesluit. Dat is een moment om nooit te vergeten.”

Charlotte: “Toen er een besluit werd geformuleerd op basis van al onze perspectieven, ontstond er dat magische moment. Unaniem en democratisch besloten. En wie krijgt nou de kans om zonder persoonlijke financiële risico’s een nieuwe BV te starten binnen de veilige haven van Squarewise? Dit is echt een unieke kans.”

Winter

Na 15 november was het tijd voor de winter. We keken naar binnen, verwerkten het, rouwden en maakten ons klaar voor een nieuw begin. Maar we gingen hard aan het werk. Het besluit had zoveel losgemaakt dat we de splitsing vóór 1 januari wilden realiseren. Dat betekende veel vergaderen en processen opzetten, maar ook ruzie maken, huilen en spanning voelen. Dit proces was prachtig, maar ook vermoeiend.

Het bracht ook de vraag naar voren: hoe kan nieuw leiderschap ontstaan? Al jaren waren we als oud-directeuren bezig om ruimte te geven aan iedereen. We merkten dat anderen pas echt iets kunnen vastpakken als je het loslaat. Gold dat ook voor het bedrijf? Kon er pas een Squarewise ontstaan dat echt gedragen werd door anderen, als wij het zouden loslaten?

Khymo: “Ik begrijp nu echt wat het betekent om in een steward-owned en zelfsturend bedrijf te werken. Nu voel ik pas echt hoe het is om bij Squarewise te werken, en ik ben er trots op.”

Begin december schreef ik een brief waarin ik aankondigde dat ik tenminste een half jaar op afstand zou werken. Ik liet Squarewise los om altijd een Squarewiser te blijven, maar het bedrijf niet meer te dragen. Dat is nu aan anderen. En na een half jaar evalueren we welke rol ik kan innemen in een Squarewise dat op eigen benen staat. Ik kijk met spanning en trots naar de toekomst.

Aylin: “Deze collectieve transitie heeft ons allemaal ruimte gegeven om te reflecteren op hoe we functioneren, zowel als geheel als individu. Onze kracht is evolutie, en we durven zelf ook in het diepe te springen. Daar ben ik super trots op.”